Polityka prywatności i cookies

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu webimedia.pl, w tym osób korzystających z formularza kontaktowego, formularza bezpłatnej wyceny, poczty elektronicznej, telefonu oraz kontaktu przez WhatsApp.

Polityka została przygotowana z uwzględnieniem Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) oraz ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest P&A PROJEKT sp. z o.o., właściciel marki WebiMedia:

• NIP: 6812120157,
• KRS: 0001251036,
• REGON: 545124289.

W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:

• e-mail: kontakt@webimedia.pl,
• telefon: +48 574 420 025.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu kontaktu możemy przetwarzać następujące dane:

• imię i nazwisko,
• nazwa firmy,
• adres e-mail i numer telefonu,
• adres obecnej strony internetowej lub profili społecznościowych,
• informacje dotyczące wybranej usługi, pakietu, budżetu, planowanego terminu i posiadanych materiałów,
• treść wiadomości i dalszej korespondencji,
• dane techniczne zapisane w logach serwera, takie jak adres IP, data i godzina połączenia, żądany adres URL, typ przeglądarki oraz informacje o błędach.

Prosimy, aby nie przekazywać w formularzach danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, poglądach politycznych, wyznaniu czy życiu prywatnym, jeśli nie jest to niezbędne do obsługi sprawy.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

4.1. Obsługa zapytań i przygotowanie wyceny

Dane podane w formularzu, e-mailu, rozmowie telefonicznej lub wiadomości WhatsApp przetwarzamy w celu odpowiedzi na zapytanie, ustalenia potrzeb oraz przygotowania wyceny. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy. Gdy wiadomość nie prowadzi bezpośrednio do zawarcia umowy, podstawą może być również art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań.

4.2. Zawarcie i wykonanie umowy

Jeżeli zdecydujesz się na współpracę, dane będą przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy, prowadzenia ustaleń projektowych oraz rozliczenia usług – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.3. Obowiązki prawne

Dane zawarte w umowach, dokumentach księgowych i rozliczeniowych mogą być przetwarzane w celu wykonania obowiązków podatkowych, rachunkowych i innych obowiązków wynikających z prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4.4. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Dane mogą być przechowywane i wykorzystywane w celu zabezpieczenia dowodów, ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

4.5. Bezpieczeństwo serwisu

Dane techniczne i logi serwera są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć, usuwania błędów i prawidłowego działania serwisu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.6. Marketing

Serwis nie prowadzi obecnie newslettera i nie wykorzystuje danych z formularzy do wysyłania informacji handlowych bez odrębnej podstawy prawnej. Jeżeli w przyszłości uruchomimy newsletter lub inny marketing elektroniczny, poprosimy o odrębną zgodę, a Polityka zostanie zaktualizowana.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak danych oznaczonych jako wymagane może uniemożliwić wysłanie formularza, przygotowanie odpowiedzi, wyceny albo zawarcie i wykonanie umowy.

Zaznaczenie pola przy formularzu oznacza potwierdzenie zapoznania się z niniejszą Polityką. Nie jest to zgoda na marketing ani odrębna podstawa przetwarzania danych koniecznych do obsługi zgłoszenia.

6. Okres przechowywania danych

• Zapytania, które nie zakończyły się zawarciem umowy: przez czas prowadzenia korespondencji, a następnie co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne do ustalenia lub obrony roszczeń.
• Dane związane z umową: przez okres jej wykonywania, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
• Dokumenty księgowe i podatkowe: przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady 5 lat, licząc zgodnie z właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
• Logi techniczne: przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki i wyjaśnienia incydentów, zgodnie z zasadami retencji stosowanymi przez dostawcę hostingu.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji opisanych celów:

• upoważnionym osobom współpracującym z WebiMedia, które potrzebują dostępu do obsługi zapytania lub realizacji usługi,
• SEOHOST Sp. z o.o. – dostawcy hostingu, serwera i poczty elektronicznej,
• Google Ireland Limited – dostawcy usługi Google Analytics, wyłącznie po wyrażeniu przez użytkownika zgody na analitykę,
• dostawcom usług informatycznych, prawnych, księgowych lub administracyjnych, jeżeli ich udział jest niezbędny,
• operatorom pocztowym, bankom i operatorom płatności – gdy jest to potrzebne do realizacji umowy lub rozliczeń,
• organom publicznym – gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych.

8. WhatsApp i serwisy zewnętrzne

Serwis zawiera odnośnik umożliwiający kontakt przez WhatsApp. Kliknięcie odnośnika powoduje przejście do usługi zewnętrznej, która przetwarza dane zgodnie z własnymi zasadami prywatności. Korzystanie z WhatsApp jest dobrowolne. Dostawca usługi może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym przy wykorzystaniu mechanizmów prawnych przewidzianych w przepisach o ochronie danych.

Odnośniki do innych serwisów internetowych nie oznaczają, że Administrator odpowiada za ich zasady prywatności. Przed skorzystaniem z usługi zewnętrznej warto zapoznać się z jej dokumentami.

9. Przekazywanie danych poza EOG

Administrator nie planuje samodzielnie przekazywać danych pozyskanych przez formularze poza Europejski Obszar Gospodarczy. Do takiego przetwarzania może jednak dojść w związku z korzystaniem z usług zewnętrznych, takich jak WhatsApp lub Google Analytics. Dostawcy tych usług mogą przetwarzać dane poza EOG z zastosowaniem mechanizmów prawnych przewidzianych przez RODO.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania lub uzupełnienia danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych – gdy podstawą jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się automatycznie,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji praw napisz na adres kontakt@webimedia.pl. Przed realizacją żądania możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej wniosek.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane przekazane za pośrednictwem serwisu nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne ani do profilowania.

12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne dostosowane do rodzaju przetwarzanych danych, w szczególności szyfrowane połączenie HTTPS, ograniczenie dostępu do skrzynek i panelu serwera, zabezpieczenia formularzy przed automatycznym spamem oraz aktualizowanie rozwiązań technicznych.

Pomimo stosowania zabezpieczeń transmisja danych przez internet nie może być zagwarantowana jako całkowicie wolna od ryzyka.

13. Cookies, Google Analytics i pamięć przeglądarki

Serwis korzysta z Google Analytics 4 (identyfikator pomiaru: G-TR4237J1B2) w celu tworzenia statystyk odwiedzin i ulepszania serwisu. Narzędzie jest uruchamiane dopiero po wyrażeniu przez użytkownika zgody na analitykę. Bez zgody Google Analytics nie jest ładowany.

Zgoda lub jej brak są zapamiętywane w lokalnej pamięci przeglądarki (localStorage). Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić decyzję za pomocą przycisku „Ustawienia cookies” widocznego w serwisie.

Strona wykorzystuje również lokalną pamięć przeglądarki do zapamiętania wybranego jasnego lub ciemnego motywu. Informacja ta służy wyłącznie do dostarczenia funkcji wybranej przez użytkownika.

Użytkownik może także usunąć zapisane ustawienia, czyszcząc dane witryny w ustawieniach przeglądarki. Jeżeli w przyszłości zostaną dodane kolejne narzędzia analityczne lub reklamowe wymagające zgody, mechanizm zgód i niniejsza Polityka zostaną odpowiednio zaktualizowane.

14. Logi serwera

Podczas korzystania z serwisu serwer może automatycznie zapisywać informacje techniczne dotyczące połączenia. Logi są wykorzystywane wyłącznie do administrowania serwisem, zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki błędów i tworzenia anonimowych informacji technicznych. Administrator nie wykorzystuje ich do identyfikowania użytkowników, chyba że jest to konieczne do wyjaśnienia incydentu lub wynika z obowiązku prawnego.

15. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą funkcjonalności serwisu, uruchomieniem nowych narzędzi, zmianą dostawców lub przepisów prawa. Aktualna wersja będzie zawsze publikowana na tej stronie wraz z datą obowiązywania.

16. Kontakt

Pytania dotyczące Polityki prywatności można kierować na adres kontakt@webimedia.pl lub telefonicznie pod numer +48 574 420 025.